¿Qué es Excel?
Excel es un programa que es parte del paquete de Microsoft Office. Este programa es capaz de crear y editar hojas de cálculo que son guardadas en archivos con extensión .XLS.
Sus usos generales incluyen cálculos de celdas, tablas dinámicas y varias herramientas de gráficos.
¿Para qué sirve Excel?
Excel se utiliza principalmente en cualquier actividad relacionada con finanzas, aunque no se limita solamente a esto ya que literalmente puede tener usos ilimitados.
La capacidad para crear hojas de cálculo nuevas donde los usuarios pueden definir fórmulas personalizadas para calcular cualquier cosa, desde una simple previsión trimestral a un informe anual completo de la empresa, hace que el programa Excel sea bastante atractivo.
Excel también se usa ampliamente para la organización y seguimiento de información común como una lista de ventas, informes de estado de un proyecto, listas de contacto, actividades de facturación, creación de Macros Excel, entre otros.
Por último, Excel es una herramienta útil para el análisis estadístico y científico con grandes conjuntos de datos. Las fórmulas estadísticas de Excel y capacidad de crear gráficos pueden ayudar a realizar investigaciones de análisis de varianza, pruebas de chi-cuadrada, y el gráfico de datos complejos.
Como podrás ver, los usos que se le pueden dar al programa Excel son muchísimos.
Definición de Renglones, Columnas, Celdas
Cuando se ve la pantalla de Excel (ver la imagen mostrada abajo), uno puede apreciar una especie de tabla rectangular o cuadrícula de renglones y columnas.
Los renglones horizontales son identificados con números (1, 2, 3, etc…) y las columnas verticales son identificadas por letras del alfabeto (A, B, C, etc…).
Para columnas más allá de la letra “Z”, las columnas se comienzan a identificar agregando una letra más, por ejemplo, AA, AB, AC…
El punto de intersección entre un renglón y una columna es una pequeña caja rectangular conocida como “Celda”. Una celda es la unidad más básica para guardar datos en una hoja de cálculo.
Debido a que las hojas de cálculo contienen literalmente millones de estas celdas, a cada una se le da una referencia de celda o dirección de celda para identificarla.
Una referencia de celda es una combinación de la letra de la columna y el número del renglón como por ejemplo A6, B28, AA83, etc.
Tipos de Datos, Fórmulas y Funciones
Los tipos de datos que una celda puede contener son varios y básicamente son (aunque no se limita) números, formulas, texto, fechas. Al igual que en las clases de matemáticas, las formulas son usadas para hacer cálculos que usualmente involucran datos contenidos en otras celdas.
Excel incluye un numeroso catálogo de fórmulas que es usado para tareas comunes y que se conocen como funciones.
Algunas de las funciones más comunes en Excel son:
Funciones de búsqueda y Referencia: Buscar, BuscarH , BuscarV (Lookup, Hlookup, Vlookup por sus nombre en inglés)
Funciones Lógicas: No, O, Si, Y (Not, Or, If, And)
Funciones de Texto: Concatenar, Derecha, Encontrar, Extrae, Hallar, Izquierda (Concatenate, Right, Find, Mid, Search, Left)
Funciones de Fecha y Hora: Ahora, Año, Día, Hora, Hoy, Mes, Minuto, Segundo (Now, Year, Day, Hour, Today, Month, Minute, Second)
Funciones estadísticas: Contar, Contar.si, Desvest.m, Max, Min, Mediana, Moda.uno, Promedio (Count, Countif, Stdev.P, Max, Min, Median, Mode.sngl, Average)
Funciones matemáticas y trigonométricas: Abs, Aleatorio, Cos, Potencia, Raiz, Redondear, Seno, Suma, Sumar.si (Abs, Rand, Cos, Power, Sqrt, Round, Sin, Sum, Sumif)
Funciones Financieras: Amortiz.lin, Int.Acum, Nper, Pago, Precio, Tasa, TIR (Amorlinc, Accrint, Nper, Pmt, Price, Rate, IRR)
Operaciones con Datos Financieros
Las hojas de cálculo generalmente se usan para guardar datos financieros, aunque como te comento, Excel no se limita a finanzas solamente. Las fórmulas y funciones que son usadas para trabajar con este tipo de datos generalmente incluyen:
Realizar las operaciones matemáticas básicas como sumar columnas y filas
Encontrar valores como utilidad y pérdida
Calcular los planes de reembolso de préstamos o hipotecas
Calcular el interés acumulado en algún punto de un préstamo
Encontrar el promedio, máximo o mínimo de un rango específico de valores de datos
Creación de Macros gracias al lenguaje de programación VBA Excel (Visual Basic for Applications), para la automatización de tareas.
Otros Usos Comunes
Otros usos comunes para los que Microsoft Excel puede ser usado incluyen:
Graficar o representar datos para ayudar a los usuarios a identificar tendencias de datos
Ordenar y filtrar datos para obtener información específica
Analizar datos estadísticos de una muestra o población
Importación o exportación de datos desde o hacia una base de datos
La información obtenida en una hoja de cálculo puede incorporarse fácilmente en presentaciones electrónicas, páginas web o imprimirse en la forma de un informe.
Programación de Macros en Excel
La versión para Windows de Microsoft Excel admite la programación a través del lenguaje Visual Basic para Aplicaciones (VBA), que es un dialecto de Visual Basic orientado a aplicaciones de Microsoft Office.
La programación con VBA Excel permite la manipulación de hojas de cálculo que es complicado o imposible con las técnicas de cálculo estándar.
Los programadores pueden escribir código directamente utilizando el Editor de Visual Basic (VBE), que incluye una ventana para escribir el código, el código de depuración, y el entorno de una organización de módulo de código.
Con los Macros de Excel, el usuario puede aplicar métodos numéricos así como la automatización de tareas repetitivas tales como el formateo o la organización de los datos utilizando el lenguaje VBA.
Para conocer más acerca de las Macros de Excel revisa este artículo.
Algo de Historia de Microsoft Excel
Aunque el origen de las hojas de cálculo electrónicas puede remontarse a 1978, fue hasta 1982 cuando Microsoft saltó a este mercado con un producto conocido como MultiPlan.
Multiplan fue la primera hoja de cálculo electrónica desarrollada por Microsoft. El programa fue introducido en 1982 como un competidor de VisiCalc (el primer programa de hoja de cálculo electrónica).
Muliplan fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en sistemas MS-DOS perdió popularidad debido a un programa llamado Lotus 1-2-3. Esto motivó a Microsoft a desarrollar otro programa de hoja de cálculo llamado Microsoft Excel.
La primera versión de Excel fue lanzada en 1985 para computadoras Mac. Más tarde, en noviembre de 1987, la primera versión de Microsoft Excel para Windows fue liberada.
¿Cuáles son las extensiones de Archivo utilizadas en Excel?
A lo largo de la historia de Excel, han surgido bastantes extensiones de archivo, incluso algunas que ya ni si quiera existen.
A la fecha de escribir este artículo, las extensiones más comunes de Microsoft Excel son las siguientes:
.XLSX – Excel Workbook. La extensión por default de Excel y relativa a los formatos de libros de trabajo (Workbooks)
.XLSM – Excel Macro. Lo mismo que la extensión de Libro de Trabajo pero con soporte de Macros
.XLSB – Excel Binary. Igual que la extensión con soporte de Macros pero guardando la información en forma binaria para abrir y guardar documentos más rapido.
.XLTM – Excel Macro-Template. Un documento de plantilla que forma la base para Libros de Trabajo actuales con soporte de Macros
.XLAM – Excel Add-in. Los “Add-in” para Excel sirven para añadir herramientas y funcionalidades extras.
Historial de Versiones de Microsoft Excel
Excel 2.0 (1987)
Excel 3.0 (1990)
Excel 4.0 (1992) – Incluida en Microsoft Office 3.0
Excel 5.0 (1993) – Incluida en Microsoft Office 4.0
Excel 95 (1995) – Incluida en Microsoft Office 95
Excel 97 (1997) – Incluida en Microsoft Office 97
Excel 2000 (2000) – Incluida en Microsoft Office 2000
Excel 2002 (2002) – Incluida en Microsoft Office XP
Excel 2003 (2003) – Incluida en Microsoft Office 2003
Excel 2007 (2007) – Incluida en Microsoft Office 2007
Excel 2010 (2010) – Incluida en Microsoft Office 2010
Excel 2013 (2013) – Incluida en Microsoft Office 2013
Excel 2016 (2015) – Incluida en Microsoft Office 2016 (y también Office 365)
Usos prácticos de Excel en la vida cotidiana
La utilidad e importancia de Excel
Excel es un programa desarrollado y soportado por Microsoft y está catalogado como un software de hoja de cálculo. Este programa se distribuye tanto para la plataforma Windows como para la plataforma Mac OS. Una hoja de cálculo Por definición, las hojas de cálculo son aplicaciones de computadora que contienen múltiples celdas que se forman de una matriz de columnas y filas. Cada una de dichas celdas puede contener datos de tipo texto, numéricos, alfanuméricos y también fórmulas.
Ventajas de una hoja de cálculo
Las hojas de cálculo han sido ampliamente utilizadas porque facilitan los cálculos numéricos a través del uso de fórmulas. De una manera muy sencilla y rápida se pueden hacer operaciones aritméticas sobre cientos de miles de datos numéricos.
Un beneficio al utilizar una hoja de cálculo es que se puede actualizar o corregir cualquiera de los datos numéricos y las operaciones se recalculan automáticamente sin necesidad de realizar alguna edición sobre las fórmulas. Esto ha sido siempre de grande beneficio para los departamentos de finanzas en las empresas, razón por la cual muchos creen que Excel es una aplicación para los departamentos de contabilidad sin embargo existen muchos beneficios de la herramienta que son útiles para cualquier tipo de industria.
Funciones de Excel
Aunque las hojas de cálculo iniciaron ayudando en las operaciones aritméticas más básicas poco a poco se fueron integrando más funciones a la herramienta que nos ayudaran a ejecutar cálculos sobre los datos.
Conforme Excel crecía la incorporación de nuevas funciones fue inevitable y fue tan grande que se hizo necesario asignar una categoría a cada función como fueron las funciones financieras, estadísticas, matemáticas y trigonométricas entre otras. Con el paso del tiempo Excel fue incrementado el número de funciones hasta que hoy en día, en la versión de Excel 2010, existen más de 350 funciones a nuestra disposición.
Llegar a dominar todas las funciones de Excel puede resultar una tarea demandante, aunque en realidad muy pocas personas necesitan utilizar todas las funciones de Excel de manera cotidiana ya que de acuerdo al giro de la empresa donde laboran e incluso de acuerdo al tipo de posición o rol que se tenga dentro de la compañía será el grupo de funciones de Excel que utilizarán con mayor frecuencia.
Gráficos de Excel
Una imagen dice más que mil palabras y Excel facilita en gran medida la creación de gráficos que nos ayudan a representar los datos y entenderlos fácilmente.
Existen varios tipos de gráficos en Excel y siempre encontraremos alguno que nos ayude a representar adecuadamente la información. De esta manera podemos crear una gran cantidad de reportes que nos ayudan a transmitir adecuadamente a otras personas el significado de la información.
Tablas dinámicas de Excel
Aunque una imagen nos ayuda a entender la información, una vez generada permanece estática. Es por eso que Excel facilita el análisis profundo y detallado de la información a través de las tablas dinámicas.
Una tabla dinámica no es más que un reporte extremadamente flexible que nos da la oportunidad de modificarlo en base a diferentes variables. Es como si pudieras hacer cualquier pregunta a Excel sobre los datos y obtuvieras la respuesta adecuada en pantalla.
Programación de Macros
Y por si fuera poco, Excel nos permite automatizar aquellas acciones que ejecutamos sobre nuestros datos cotidianamente ahorrándonos así mucho tiempo. Esto se logra a través de un lenguaje de programación conocido como VBA el cual nos permite manipular Excel y lograr ciertas cosas que no se podrían hacer con los comandos disponibles en la interfaz gráfica.
El código VBA interactúa con la hoja de cálculo y nos permite manipular los datos así como interactuar con los usuarios del programa.
Usuarios de Excel
Excel es la hoja de cálculo más utilizada en el mundo y de ello dan testimonio sus más de 500 millones de usuarios. Es muy probable, o prácticamente seguro, que tengas que utilizar Excel en algún momento de tu vida laboral y será de gran ayuda saber utilizar esta herramienta tan poderosa de manera que obtengas los mayores beneficios de ella.
Excel es la herramienta que nos facilita trabajar con datos y nos ayuda a tomar decisiones basadas en nuestra información lo cual resultará en mejores decisiones para nuestro negocio o empresa. No esperes más, da el siguiente paso y conviértete en un experto de Microsoft Excel.
